自动呼叫分配(ACD)系统是现代呼叫中心有别于一般的热线电话系统和自动应答系统的重要标志,其性能的优劣直接影响到呼叫中心的效率和顾客的满意度。系统中,ACD可以成批地处理来话,并将这些来话按规定路由传送给具有类似职责或技能的业务组的业务代表。各组业务代表被组成“连选组”,来话则按“先进先出”的次序分配给“最空闲的业务代表”。
CTI Server是系统的核心部件,它通过交换机的CTI Link获取交换机的状态并实现对交换机的控制。它是一个将计算机网络与电话网紧密联系的纽带。
客户的自动语音和传真服务由IVR(自动语音互答系统)完成。自动语音或自动传真可使客户呼叫分流,或由不同业务代表提供不同服务的客户呼叫分流,个性化服务与最适合的人回答问题,呼叫中心采用呼叫引导和呼叫提示功能,使有特定需求的问讯者被引导到最适合应答此类需要的业务座席;
客户关系管理(CRM)功能在每一台Agent工作站上实现。实时的用户资料显示,通过DNIS和ANI,呼叫中心将在建立路由的同时,启动数据库系统,将客户资料同步显示在业务代表的电脑上;实时信息管理,呼叫中心能够对呼叫及响应的数据进行实时存储、统计、输出,并且具备生成各种报表的能力。系统要能够尽可能地提供完备的通话记录,以便于进行各种分析,包括呼叫中心本身的服务状况及在为客户服务的过程中获得的信息分析。